Akıllı Çalışmanın gerçek temelleri: İnsanları, mekanları ve teknolojiyi birbirine bağlamak

Ricoh Europe’un Stratejik Portföy Yönetimi Başkan Yardımcısı Paul Birkett, birçok kuruluşun hâlâ başa çıkmaya çalıştığı bir sorunu ele alıyor: Yıllardır süren dijital yatırımlara rağmen neden, İş, hâlâ olması gerekenden daha zor geliyor.

Cevap teknoloji eksikliği değil; teknolojinin ve çalışma alanının birbirinden kopuk şekillerde gelişmiş olmasıdır.

İşyeri bozuk değil, parçalanmış durumda

Son on yılda, kuruluşlar dijital araçlara, platformlara ve altyapıya büyük yatırımlar yaptılar. Ancak bu durum, kesintisiz deneyimler yaratmak yerine, çoğu zaman parçalanmış bir ortamın oluşmasına yol açmıştır.

Çalışanlar, birbirleriyle iletişim kurmayan cihazlar, sistemler ve fiziksel alanlar arasında geçiş yapmaktadır. Toplantı odaları, işbirliği araçları, rezervasyon sistemleri, sensörler, AV ekipmanları ve iş yeri hizmetlerinin tümü birbirinden bağımsız olarak çalışmaktadır. Bunların birbiriyle uyumlu çalışmasını sağlamak, kullanıcıya düşen bir sorumluluktur. Birçok çalışan, aslında “ortaya çıkan karmaşayı bir araya getirmeye” çalışıyor. 

Bu parçalanma, bir rahatsızlıktan ibaret değildir. Bu durum insanların işlerini yavaşlatır, günlük işlere engel oluşturur ve sonuçta verimliliği olumsuz etkiler. Aslında, pek çok kuruluş verimlilikte düşüş yaşıyor; bunun nedeni, çalışanların daha az çalışması değil, aksine İşin kendisi daha karmaşık hale gelmiştir.

Evden ve işten çalışma, yapay zeka ve eski sistemler karmaşıklığı nasıl artırıyor?

Bu zorluk, birbiriyle kesişen 3 etkenin etkisiyle daha da artmaktadır. Öncelikle, evden ve işten çalışma, beklentileri kökten değiştirmiştir. Çalışanlar artık esnekliğe büyük önem veriyor ve çoğu zaman bunu maaştan daha değerli görüyor. Ancak hibrit politikalar mevcut olsa da, evden ve işten çalışma deneyimi genellikle tutarsız ve sinir bozucu olmaktadır.

Bunun yanı sıra, yapay zeka üretkenlik konusunda büyük beklentiler yaratıyor. Söz verilen kazanımlar henüz tam olarak gerçekleşmemiş olsa da, izlenecek yol bellidir: Yapay zeka, işlerin yapılma şeklini kökten değiştirecek. Kuruluşlar için asıl soru, bu dönüşümü nasıl hayata geçirebilecekleridir.

Son olarak, BT bütçeleri hâlâ büyük ölçüde eski sistemlerin bakımına bağlı kalmaktadır. Yıllar süren Dijital dönüşüm süreci, sadece işleyişini sürdürebilmek için bile sürekli yatırım gerektiren karmaşık altyapılar ortaya çıkarmış ve bu da inovasyon için sınırlı bir kapasite bırakmıştır.

Bu etkenler bir araya geldiğinde, hedefler ile gerçeklik arasında önemli bir uçurum yaratmaktadır.

Eksik halka: fiziksel ve dijital iş yerlerini birbirine bağlamak

Birçok kuruluş Dijital Deneyime büyük önem verirken, işin fiilen yürütüldüğü fiziksel ortamlar genellikle göz ardı edilebiliyor.

İnsanlar işi sadece yazılım aracılığıyla deneyimlemiyorlar. Toplantı odaları, cihazlar, ekranlar, ofis düzenleri ve ortak kaynaklarla etkileşim kurarlar. Bu fiziksel unsurlar, işin nasıl algılandığını ve ne kadar verimli bir şekilde yürüdüğünü belirler.

Oysa çoğu kuruluşta fiziksel ve dijital dünyalar birbiriyle bütünleşmiş değildir. İşte iş hayatına daha akıllı bir yaklaşımın başlangıç noktası budur: insanların etkileşimde bulunduğu her şeyi tek ve tutarlı bir deneyim haline getirmek.

Bağlantısız sistemlerden akıllı koordinasyona

Çalışanların karmaşıklığın üstesinden gelmelerini beklemek yerine, iş yeri ortamının kendisi bu zor işi üstlenmelidir. Bu, sistemlerin, mekanların ve hizmetlerin birbirine bağlı olduğu, bağlamın farkında olduğu ve kullanıcıların ihtiyaçlarına dinamik bir şekilde yanıt verebilen bir ortam yaratmak anlamına gelir. Pratik açıdan bakıldığında, bu durum günlük işlerin yürütülüş şeklini değiştiriyor.

Toplantı ayarlamak gibi basit bir şeyi ele alalım. Günümüzde bu iş genellikle takvimleri kontrol etmeyi, oda boyutlarını tahmin etmeyi, teknolojinin sorunsuz çalışmasını ummayı ve sorunları anında gidermeyi gerektiriyor. Bağlantılı bir ortamda bu süreç kesintisiz hale gelir. Sistem, kimlerin katıldığını ve nasıl katıldığını algılar, kapasite ve teknoloji ihtiyaçlarına göre uygun odayı seçer, mekanın işlevsel olmasını sağlar ve hatta oda koşulları gibi faktörleri de hesaba katar.

Bir sorun çıkarsa, bu durum kullanıcının sorunu haline gelmez. Sorunlar otomatik olarak tespit edilip teşhis edilebilir ve doğru destek ekiplerine yönlendirilebilir; bu sırada alternatif çözümler de gerçek zamanlı olarak sunulur. Böylece kullanıcı deneyimi sorunsuz hale gelir. Sistemlerin sayısı daha az olduğu için değil, ama çünkü Birlikte çalışıyorlar.

Veri ve bağlam, Akıllı Çalışma için neden kritik önem taşıyor?

Bu dönüşümün temel itici güçlerinden biri, aşağıdakileri bir araya getirme yeteneğidir: iş yerinin genelinden elde edilen veriler ve bunu bağlam içinde uygulamak.

Kuruluşlar, cihazlar, mekanlar ve kullanıcı etkileşimleri genelinde kapsamlı bir görünürlük elde ettiklerinde, reaktif destekten proaktif optimizasyona geçebilirler. Sorunlar, ortaya çıkmadan önce öngörülebilir. Kaynaklar daha verimli bir şekilde tahsis edilebilir. Kararlar, varsayımlar yerine gerçek kullanım alışkanlıklarına dayandırılabilir.

İşte bu, yapay zekanın gerçek değerini ortaya çıkaran şeydir. Bağlantılı veriler olmadan yapay zeka, birbirinden kopuk bir şekilde çalışır. İşyerine ilişkin bütüncül bir bakış açısı sayesinde, uçtan uca süreçleri destekleyebilir; sadece neler olduğunu değil, bunların neden olduğunu ve bundan sonra ne yapılması gerektiğini de kavrayabilir.

BT operasyonlarını basitleştirmek ve riski azaltmak 

BT ekipleri açısından bu yaklaşımın önemli bir etkisi vardır. Birbirinden bağımsız birçok platformu yönetmek ve sürekli ortaya çıkan sorunlara çözüm bulmak yerine, işyerine ilişkin bütüncül bir bakış açısı kazanırlar. Bu, işlemleri basitleştirir, entegrasyonun karmaşıklığını azaltır ve daha istikrarlı, daha güvenilir bir ortam sağlar.

Ayrıca, gerçek iş değeri yaratan girişimlere odaklanmak için zaman ve bütçe ayırmaya imkân tanır. Aynı zamanda, çalışanlar daha sezgisel ve tutarlı bir deneyimden yararlanmaktadır. Teknolojinin işlerine engel olmak yerine destek olduğu bir ortam.

Verimliliğe daha insancıl bir yaklaşım

Sonuçta amaç, sadece sistemleri iyileştirmek değil, insanların iş hayatındaki deneyimlerini iyileştirmektir. Sürtüşme ortadan kalktığında, insanlar odaklanmak, işbirliği yapmak ve başarılı olmak en iyi halleriyle. Veriler birbirine bağlandığında, kuruluşlar daha akıllı kararlar alabilir. İşlemler güvenilir olduğunda, şirket genelinde güven artar.

Bu unsurlar birbirleriyle derin bir şekilde bağlantılıdır. Diğerlerini göz ardı ederek sadece birini iyileştirmek, sorunun sadece bir kısmını çözer. Ancak bir araya geldiklerinde, yarattıkları etki çok daha büyük oluyor.

Her şeyi bir araya getirmek

İleriye dönük yol, kuruluşların halihazırda sahip oldukları şeyleri ortadan kaldırıp yenileriyle değiştirmelerini gerektirmiyor. Aslında tam tersi doğrudur. Fırsat şurada yatıyor: mevcut yatırımları birbirine bağlamak, teknolojileri, platformları ve ortamları uyumlu bir bütün halinde bir araya getirerek.

Kuruluşların daha fazla araca ihtiyacı yoktur. Zaten sahip oldukları şeyleri anlamlandırmaları gerekiyor. Ya da daha basit bir ifadeyle: Hepsini bir araya getirin ve iş yerinin olması gerektiği gibi işleyişini sağlayın.