Süreç orkestrasyonu, İK ekiplerinin çevik, verimli ve uyumlu hibrit çalışmayı desteklemelerine nasıl yardımcı olabilir?
Beş yıldan kısa bir süre içinde hibrit çalışma, birçok çalışan için istisna olmaktan çıkıp standart hâline geldi. Bir AB araştırmasına göre Avrupa'daki tüm pozisyonların %44'ü artık hibrit iken bu rakam Hollanda ve Finlandiya gibi ülkelerde %70’i buluyor.
Yüzeysel olarak bakıldığında bu, iki tarafın da kazançlı çıktığı bir durum: Çalışanlar daha iyi bir iş-yaşam dengesinin tadını çıkarırken şirketler de ofis alanından tasarruf edebilir, yetenekleri çekmeye ve elde tutmaya yardımcı olmak için daha fazla esneklik sunabilir ve daha geniş bir coğrafi yetenek havuzundan işe alım yapabilir. International Workplace Group tarafından yapılan bir araştırma hibrit çalışanların %74'ünün sadece ofiste çalıştıkları zamana kıyasla daha üretken olduklarını gösteriyor.
Hibrit çalışanların %74'ü, sadece ofiste çalıştıkları zamana kıyasla daha üretkendir.*
*Kaynak: International Workplace Group (IWG)
Ancak bu eğilim İK için zorluklar yaratıyor. İşe yeni başlayanlar kendilerini destekleyecek iş arkadaşlarıyla nadiren yüz yüze görüşürken onların oryantasyon sürecinin sorunsuz bir şekilde gerçekleşmesini nasıl sağlayabilirsiniz? Veri güvenliğini sağlamak üzere uzaktan çalışan profesyonellerin de aynı prosedürleri uygulamaları için İK süreçlerini nasıl standart hâle getirebilirsiniz? Ve ekipler birden fazla konuma yayılmışken güçlü bir şirket kültürünü ve ekip yapısını nasıl muhafaza edebilirsiniz?
Çalışanlar zamanlarını uzaktan çalışma ve ofis arasında paylaştırdıklarında, yüz yüze etkileşimler ve gayriresmî grup iş birlikleri için ortaya çıkan fırsatlar da kaçınılmaz olarak azalır. Sonuç olarak çalışanların işlerine ve daha kapsamlı kurumsal hedeflere, amaca ve kültüre olan bağlılıklarının azalma ihtimali ortaya çıkarken temel İK iş akışlarını yönetmek de daha karmaşık ve zorlu bir hâle gelir.
İK süreç orkestrasyonu, hibrit çalışmayla ilişkili zorlukları nasıl çözebilir?
Süreç orkestrasyonu, İK departmanlarının bu sorunlardan bazılarını hafifletmelerine yardımcı olabilir. Nispeten yeni bir kavram olan süreç orkestrasyonu, otomasyonun daha iddialı bir ölçekte yürütülen bir uzantısıdır. Esasen süreç orkestrasyonu, sistemleri ve verileri koordine edip birbirine bağlayarak İK yöneticilerinin verimliliği, uyumluluğu ve çalışan deneyimini iyileştiren yapılandırılmış ve otomatik hâle getirilmiş çapraz işlevli İK iş akışları oluşturmalarını sağlar.
Hibrit iş çözümlerini desteklemek üzere süreç orkestrasyonuna dayalı üç strateji:
1. Verimsizliği ve riski azaltmak için İK süreçlerini standart hâle getirin
Süreç orkestrasyonunu benimsemek, İK profesyonellerinin bulundukları yerden bağımsız olarak, açıkça tanımlanmış ve standartlaştırılmış adımları uygulayarak uyum içinde çalışmalarını sağlamaya yardımcı olur. Verimliliği artırmanın yanı sıra, çalışan kayıtlarının ve belgelerinin yönetilmesi gibi görevler için düzenlenmiş ve otomatik hâle getirilmiş olan iş akışları, yasal uyumluluğun muhafaza edilmesine ve İK veri güvenliğinin güçlendirilmesine yardımcı olacaktır.
İş yerinde iş birliği için İK teknolojisini entegre eden işletmeler, uzaktan çalışan İK ekiplerinin süreçleri tutarlı bir şekilde uygulamalarını sağlayarak doğruluğu ve çalışan deneyimini iyileştirebilir. Ayrıca iş yeri analizi yazılımından yararlanmak, İK ekiplerinin üretkenliği ölçmelerine ve iyileştirilmesi gereken noktaları belirlemelerine yardımcı olabilir.
2. Otomatik iletişimlerle uzaktan oryantasyonları ve işten çıkışları kolaylaştırın
Süreç orkestrasyonu ile kolaylaştırılmış hibrit çalışma süreçleri oluşturmak, İK ve uzaktan çalışanlar arasındaki bağlantıları ve iş birliğini geliştirmeye yardımcı olabilir. Yeni işe başlayanların kuruluşa girişini kolaylaştırmak amacıyla onlara başlangıç bilgileri, ekipman ve rehberlik sağlamak üzere basit ve otomatik adımlar uygulayabilirsiniz. Yeni işe başlayanların desteklendiklerini hissetmelerini sağlamak için oryantasyon iş akışlarına düzenli sanal durum kontrolü oturumları da ekleyebilirsiniz.
Benzer şekilde, otomatik İK iş akışları işe alım sürecini iyileştirebilir. İşten ayrılan çalışanlar ofis dışında çalıştıklarında, genellikle ofiste çalıştıklarından daha hızlı bir şekilde görevlerinden kopar ve bilgi birikimlerini yeni gelenlere aktarmak gibi önemli görevleri ihmal ederler.
Süreç orkestrasyonu ile uçtan uca çıkış iş akışları oluşturmak bu riski azaltmaya yardımcı olabilir. İşten ayrılma bildirimi alındığında ve İK sistemlerine girildiğinde, ayrılan çalışana, İK'ya, yöneticilere ve yeni gelenlere görevin gerekliliklerini tartışmalarını, bilgi aktarımında bulunmalarını ve çıkış görüşmeleri yapmalarını hatırlatan bir dizi otomatik bildirimin gönderilmesini tetikleyebilir.
3. Sezgisel self servis ile uzaktan çalışanların deneyimini geliştirin
Temel sistemler ve veriler, süreç orkestrasyonu ile entegre edildiğinden çalışanların bilgiye erişmeleri ve İK ile her zaman, her yerde etkileşim kurabilmeleri için birleşik bir platform da oluşturabilirsiniz.
Bir düzeyde bu, uzaktan çalışanların oturum açıp maaş bordrolarını indirmelerine, tatil günlerini işaretlemelerine, kurumsal politikalar hakkında bilgi almak üzere bilgi bankasına başvurmalarına ve idari konularda İK'dan destek talebinde bulunmalarına olanak tanıyabilir. Ayrıca portala şirket liderlerinin mesajlarını ekleyerek çalışanların yaptıkları işin büyük resimdeki yerini anlamalarını sağlayabilir ve çalışan bağlılığını artırmaya yardımcı olabilirsiniz.
Bunun ötesinde, performans ve öğrenim yönetimi sistemlerini merkezî bir portal ile entegre etmek için süreç orkestrasyonunu kullanmak, çalışan deneyimi teknolojisini daha da geliştirebilir. Uzaktan çalışanlar sadece birkaç tıkla geri bildirim değerlendirmelerinden çevrim içi mesleki gelişim kurslarına kadar her şeye erişebilirken, İK da duyarlılığı ve katılımı ölçmek için düzenli anketler gönderebilir.
İK süreç orkestrasyonunun hibrit çalışma üzerindeki stratejik etkisi
Ricoh bünyesinde, bu üç stratejiyi yeni bir self servis İK platformu içerisinde bir araya getirdik. Bu platform, tüm İK konularında tek başvuru noktasıdır: Çalışanlar buraya 7/24 erişebilir, İK ile bağlantı kurabilir, performans incelemeleri ve öğrenim sistemleri için oturum açabilir. Entegre edilmiş ve kolaylaştırılmış bu süreçler İK’nın iş yükünü azaltırken zamanın ve kaynakların daha yüksek değerli faaliyetlere yeniden tahsis edilmesini sağlar.
Hibrit çalışmanın potansiyel avantajları muazzamdır: daha mutlu çalışanlar, daha iyi elde tutma oranları ve daha yüksek düzeyde üretkenlik. Ancak bu faydaların hayata geçirilmesi için güçlü bir iletişim ve yapılandırılmış iş akışı gerekir. Süreç orkestrasyonu; İK ve uzaktan çalışanlar arasındaki boşluğu doldurmaya yardımcı olabilir, çalışan deneyimlerini, operasyonel verimliliği ve daha geniş kapsamlı kurumsal kültürü iyileştirebilir.
Süreç orkestrasyonunun esnek ve üretken hibrit çalışmayı nasıl destekleyebileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?
Kılavuzumuzu indirin ve süreç orkestrasyonu ile otomasyonun faydaları hakkında daha fazla bilgi edinin.
Jason Spry
Process Automation Portfolio Lead
Bizimle bağlantı kurun
Bir Ricoh uzmanı ile görüşün
Ricoh'un İşletme çözümleri ile iş yerinizi dönüşümden geçirin.
Verimliliği artırın, maliyetleri azaltın ve dijital dönüşüm yolculuğunuzu hızlandırın.