İK'de süreç otomasyonu ve süreç orkestrasyonu arasındaki fark nedir?

LinkedIn Learning tarafından yayınlanan araştırma, iş dünyası liderlerinin %82'sinin İK fonksiyonunun artık her zamankinden daha kritik bir rol oynadığına inandığını ortaya koyuyor. Son yıllarda İK ekipleri giderek daha rekabetçi hâle gelen iş gücü piyasasında yol almak ve kuruluşlarının hibrit çalışmaya geçişi yönetmesine yardımcı olmak da dâhil olmak üzere yepyeni zorluklarla mücadele etmek zorunda kalıyor.

Bu ve diğer pek çok sorumlulukla başa çıkabilmek için İK otomasyonuna ve İK bünyesinde süreç orkestrasyonuna çok daha fazla odaklanmak gerekiyor. Ancak yakın zamanda Gartner tarafından yapılan anket, İK liderlerinin yalnızca %35'inin mevcut teknoloji stratejilerinin, belirlenen hedeflere ulaşmalarına yardımcı olduğundan emin olduğunu gösteriyor.

How Process Orchestration Transforms Workforce Planning

İK liderlerinin yalnızca %35'i mevcut teknoloji stratejilerinin, belirlenen hedeflere ulaşmalarına yardımcı olduğundan emin.*

*Kaynak: Gartner araştırması

İK otomasyonu nedir?

Basitçe ifade etmek gerekirse otomasyon, tekrarlayan ve kurallara dayalı görevleri minimum insan müdahalesi ile yürütmek için teknolojinin kullanılmasıdır. Manuel süreçler, İK ekipleri için en büyük yılgınlık kaynaklarından biri olduğundan ve aşırı zaman aldığından (üretkenliği engeller ve stratejik etkiyi azaltır), otomasyon özellikle iş akışlarını kolaylaştırması ve çalışan yaşam döngüsünün her aşamasında belirli süreçleri hızlandırmaya yardımcı olması nedeniyle değer sağlar.

Örneğin, işe alım ve oryantasyon sırasında otomasyon, bu manuel iş yükünü önemli ölçüde azaltabilir ve verimliliği artırabilir. Başvuru belgelerini otomatik olarak işe alım yöneticilerine yönlendirebilir, pozisyon onayı iş akışlarını düzenleyebilir, bir teklif yapılır yapılmaz çalışan dosyaları oluşturabilir ve BT ekipmanının yeni işe alınan kişinin işteki ilk gününde hazır olmasını sağlayabilir. İK ekipleri, tekrarlayan idari görevleri en aza indirerek stratejik girişimlere ve mükemmel bir çalışan deneyimi sunmaya daha fazla odaklanabilir.

İK süreç orkestrasyonu nedir?

İK süreç orkestrasyonu, basit otomasyondan çok daha fazlasıdır. İş akışlarının doğru sırayla gerçekleşmesini ve kritik bilgilerin sistemler arasında sorunsuz bir şekilde paylaşılmasını sağlayarak İK süreçlerinin, verilerin, araçların ve ekiplerin akışını ve birbirine bağlanmasını yönetmeye odaklanır.

Örneğin, oryantasyon sürecinde bir dizi otomatik adımı, yapılandırılmış ve kolaylaştırılmış bir süreç olarak bir araya getirebilir ve kullanımı kolay tek bir kontrol panelinden tüm süreci izlemenizi sağlayabilir. Bu süreç, BT'den yazılım lisansları ve ekipman talep etmeden önce yeni işe alınanlara formlar gönderebilir ve kurum kültürü ile kurumsal hedefler hakkında bilgi verebilir. Bunun ardından, HRIS (İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi), bordro, sosyal haklar ve performans yönetimi sistemlerinde yeni çalışan profilleri oluşturabilir.

Süreç orkestrasyonu, daha fazla standartlaşma ve daha ölçeklenebilir İK operasyonları için temel oluşturur.

Orkestrasyon, üç teknoloji katmanının entegre edilmesiyle oluşturulur:

Çalışan verilerini depolayan temel sistemler
Belirli İK süreçlerini yönetmeye yönelik uygulamalar
İK ve çalışanların verilere erişmelerini ve bunları analiz etmelerini sağlayan kullanıcı arayüzleri

Bu unsurları bir araya getiren süreç orkestrasyonu, İK operasyonlarını dönüşümden geçirerek iş akışlarını daha verimli, ölçeklenebilir ve iş ihtiyaçlarına duyarlı hâle getirir.

How investing in a workplace experience platform can empower your people

İK otomasyonu ile süreç orkestrasyonu arasındaki temel farklar nelerdir?

İK otomasyonu ve süreç orkestrasyonu birbirini tamamlasa ve birlikte uygulandığında optimum sonuçlar verse de aralarında ölçek, hedefler ve karmaşıklık açısından farklılıklar vardır.

Kategori	Otomasyon	Orkestrasyon
Odak noktası	Bireysel İK görevlerini kolaylaştırır	Birden fazla görevi ve süreci entegre eder
Ölçek	Tek bir İK süreci içerisindeki rutin idari işleri basitleştirir	Farklı İK ekiplerine ve konumlarına yönelik süreçleri koordine eder
Amaç	İşlerde insan müdahalesine olan ihtiyacı azaltır	Daha geniş İK hedefleri ile uyumlu uçtan uca iş akışları oluşturur
Analizler	Belirli bir göreve ilişkin içgörü	Süreçlere ve eylemlere bütünsel bakış

İK otomasyonu ile süreç orkestrasyonu arasındaki temel fark, otomasyonun bireysel İK görevlerini kolaylaştırması, süreç orkestrasyonunun ise yetenek çekme ve elde tutmayı iyileştirme gibi stratejik hedeflerle uyum sağlamak üzere birden fazla İK iş akışını entegre etmesidir.

İK süreç orkestrasyonunun stratejik etkisi nedir?

İK’nın iş yükü artmaya devam ettikçe ve daha azıyla daha fazlasını başarmak için İK üzerindeki baskı arttıkça, İK süreç orkestrasyonunun benimsenmesi çevikliği, verimliliği ve operasyonel performansı artırmaya yardımcı olacaktır. Kolaylaştırılmış ve otomatikleştirilmiş İK iş akışları, idari yükün azaltılmasına yardımcı olarak İK ekiplerinin değişen zorluklara hızla adapte olabilmelerini ve stratejik İK dönüşümüne daha fazla zaman ayırabilmelerini sağlayacaktır.

Buna ek olarak orkestrasyon, ekiplerin farklı sistemlerden bilgi çeken özel raporlar oluşturmalarını sağlayarak İK'nın stratejik kararlar için verilerden yararlanmasına olanak tanır. Örneğin, İK süreç orkestrasyonu araçları ile oluşturulan ve çalışan değişim oranı, iş gücü demografisi ve personel sayısına ilişkin entegre veriler, iş gücü eğilimleri ve beceri boşluklarına ilişkin içgörüleri ortaya çıkarmada ve uzun vadeli kurumsal başarıyı inşa etmek için yetenek edinme ve yönetimi politikalarını uyarlamada kullanılabilir. Kullanıcı dostu self servis çerçevelere erişebilme olanağı da birçok temas noktasında çalışan deneyimini geliştirecek ve elde tutma oranlarının artmasına yardımcı olacaktır.

Ricoh olarak bizler bu yaklaşımı benimsedik. EMEA bölgesindeki çalışanlar için İK bilgilerine, performans ve öğrenim sistemlerine, işe alım portalına ve çok daha fazlasına erişim sunan yeni bir self servis platform oluşturduk. Sonuç olarak süreç orkestrasyonu, aidiyet hissine ilham vermeye ve işimizde iş birliğine dayalı bir kültürü teşvik etmeye yardımcı oluyor.

Süreç orkestrasyonunun İK çevikliğini nasıl artırabileceği hakkında daha fazla bilgi edinmek ister misiniz?

Kılavuzumuzu indirin, süreç orkestrasyonunun ve otomasyonunun sağladığı avantajlar hakkında daha fazla bilgi edinin ve en iyi İK uygulamalarından yararlanın.

Kılavuzu indirin