Faturalama Hizmetleri

Ricoh’un Invoicing Services çözümü muhasebe işlevlerini optimize etmek isteyen kuruluşlar için tasarlanmıştır. Bu hizmet kağıt tabanlı faturalamayı, siz, alıcılarınız ve tedarikçilerinize uygun hızda daha etkin ve maliyeti düşük elektronik faturalama sürecine geçirmenize olanak tanır.

Kağıt tabanlı faturalama hem gelen ve giden faturaları işlemenin aldığı zaman hem de bu sürecin içerdiği malzeme maliyetleri açısından masraflıdır. Elektronik faturalamayı izlemek daha kolaydır, manuel işlemlerden daha az hata ihtimali içerir ve sorulara ve yönetimsel taleplere daha kolay yanıt vermeyi sağlar.

Faturalama uygulamalarınızı kuruluşunuza, müşterilerinize ve tedarikçilerinize uygun bir hızda geliştirmenize yardımcı oluruz. Örneğin bazı müşteriler ve tedarikçiler kendi muhasebe uygulamalarına uygun olması açısından yine de kağıt tabanlı yaklaşımı tercih edebilir ve çözümümüz bu gereksinimlere göre kolayca uyarlanabilir.

Bulut tabanlı hizmetimiz fatura ödemelerinizi ve onay süreçlerinizi herhangi bir konumdan kolayca kontrol edebilme yeteneği sağlar ve hem Alacaklar Hesabı hem de Borçlar Hesabı çözümlerini içerir. Her ikisi de değişen işletme gereksinimlerini karşılayacak şekilde esnek ve ölçeklenebilirdir ve giderlerinizi kolayca yönetebilmeniz için bir SaaS Hizmet modeli üzerinden yönetilir.

Önemli özellikler ve faydaları

Ricoh’un Invoicing Services hizmeti, kuruluşunuz genelinde etkin, izlenebilir faturalama uygulamalarıyla faturalama iş akışınızı geliştirmenize yardımcı olur.

Hizmetimiz aşağıdakiler için size yardımcı olabilir:

Kağıt tabanlı faturalamadan elektronik faturalamaya geçerek enerji, kağıt ve posta giderlerini azaltma
Manuel iş akışını düzenleyerek zamandan tasarruf etme ve faturalama işlemlerini hızlandırma
Çalışanların işinizin diğer alanlarına odaklanmasını sağlayarak verimliliği artırma
Kuruluşunuza giren ve çıkan parayı açıkça görmenizi sağlayarak nakit akışı yönetimini iyileştirme
Kağıtsız faturalamayla çevre politikalarını destekleme
Fiziksel taşıma ve saklamadan kaynaklanan riskleri azaltarak belge güvenliği artırma

Alacaklar Muhasebesi

Bu hizmet aşağıdakileri içerir:

Giden faturaların dijital ve baskı kanallarından teslimi
Müşterilerinize uygun hızda basılı kopyadan dijital faturalamaya geçme
Faturaları istenen formatta otomatik biçimlendirme, düzenleme ve teslim etme

Borçlar Muhasebesi

Bu hizmet aşağıdakileri içerir:

Kağıt, e-posta ve elektronik dosya aktarımı gibi farklı kanallardan gelen tüm faturaları alma
Tüm e-postaları dijital formata çevirme ve ERP uygulamanıza bir e-fatura biçiminde teslim etme

Servis kullanım vakaları

Ricoh çözümü %63 verim artışı sunuyor

Ricoh’un dijital fatura işleme çözümü bir kamu kuruluşunun uluslararası tedarik zincirini kontrol altına almasına yardımcı oldu. Otomatik sistem fatura doğrulama ve onay sürecini düzenleyerek tedarikçi faturalarının işlenmesi için gerekli süreyi azalttı.

Bu kamu kuruluşunun tedarikçi faturalarını işlemek için kullandığı manuel, kağıt tabanlı sistemler yetersiz ve zaman alıcıydı. Şirketin manuel sistemleri otomatik hale getirecek, onay sürecini düzenleyecek ve tedarikçi faturalarının zamanında ve kağıt tabanlı belgeler kullanmadan ödenmesini sağlayacak daha etkin bir fatura işleme çözümüne ihtiyacı vardı.

Müşterinin işletme gereksinimlerini detaylı olarak inceleyen Ricoh, bu süreci yeniden yapılandırdı. Fatura onay sürecini otomatikleştirerek doğrudan şirketin mevcut sistemleriyle bütünleştiren ve doğru ve gerçek zamanlı finansal bilgiler sağlayan akıllı bir dijital çözüm sunduk.

Invoicing Services çözümü spor giyim üreticisinin yılda 3 milyon Avro tasarruf etmesini sağladı

Ricoh’un müşterisi, tanınmış bir spor giyim üreticisi kağıt tabanlı faturalar ve ekstreler dağıtarak yılda 4 milyon Avro harcıyordu.

Faturalama işlemi şirketin merkezi faturalama departmanı tarafından yönetiliyor, faturalar basılarak zarflara konuyor, ülkelere göre düzenleniyor ve günlük olarak postalanıyordu. Ekstreler ve sipariş onayları gibi diğer işlem belgeleri de aylık olarak hazırlanıyordu.

Mevcut süreçlerin verimsiz ve yüksek oranda manuel işlemlere bağlı olduğunu gören şirket Ricoh’dan yönetimi düzenleyecek ve işlem maliyetlerini düşürecek bir yönetimli hizmet talebinde bulundu.

Spor giyim firması faturalama süreci yönetimini Ricoh’ya aktardı. Şirketin sipariş yönetim sistemi tarafından oluşturulan işlem verileri artık Ricoh tarafından işleniyor ve elektronik faturalar oluşturmak üzere kullanılıyor. Her son müşterinin tercihine göre, faturalar online görüntüleme için bir web portalına yükleniyor veya basılıyor ve geleneksel yöntemlerle gönderiliyor.

Şirket şimdi müşterilerinin %80’ini elektronik faturalamaya geçirmeye çalışıyor. Bu geçiş yılda 3 milyon Avro tasarruf edilmesini ve dahili süreçlerin şirketin çevre politikalarına uygun hale gelmesini sağladı.

İlgili hizmetler

Print as a Managed Service

Kendi şirket binanızda, kurum içinde sunulan eksiksiz, hızlı geri dönüşlü ve yüksek kaliteli baskı hizmetleri
Alacaklı hesaplar - arşivleme

Müşteri hizmetlerini hızlı, kolay erişilebilir merkezi fatura arşivlemesi ile iyileştirin
Borçlu Hesaplar

Borçlu hesaplar işlemlerimi elektronik belge yönetimi ile düzenleyin
Secure Scanning and Archiving

Belgelerinizi dijital hale getirme sürecinde hassas bilgilerinizi güvence altına alın
Digital and Offset Print

Tüm yüksek hacimli baskı, uzman çıkış ve belge yönetimi gereksinimleriniz için özel hizmetler grubu
Scanning and Archiving as a Managed Service

Dijital iş akışlarına geçiş yapın ve belgelerinize kolay erişim sağlayın