Ana sayfa
Insights
Blogs

Belge Yönetimi - Şirket İçi mi Bulut mu?

image

Bulutta Hizmet Olarak Yazılım: Minimum çaba ile esnek belge yönetimi

Uzun bir süre boyunca şirket içi yazılım çözümleri ağırlıklı olarak kullanıldı. Kuruluşlar ilgili programlar için lisanslar satın aldı ve bunları yerel olarak bilgisayarlara veya şirket sunucularına kurdu. 
 
Günümüzde bu modelin yerini Hizmet Olarak Yazılım (SaaS) almaktadır. Yazılım, sağlayıcının sunucularında kalıyor, kullanıcılar sisteme bulut üzerinden erişebiliyor. Bu gelişme bulutun bazı avantajlarına dayanmaktadır. Bunlardan özellikle belge yönetimi alanında faydalanabilirsiniz. Başlıca avantajları şunlardır
  • Tasarruf ve daha düşük maliyet riskleri
  • Düşük BT çabası
  • Verilere lokasyondan bağımsız erişim
  • Verimlilik ve Veri güvenliği
 
Bir şirketin bunlardan nasıl yararlanabileceğini ayrıntılı olarak keşfedelim

1. SaaS çözümleri sayesinde tasarruf ve daha düşük maliyet riskleri

  • Şirket içi kurulum seçeneğinde yazılım kullanma hakkını bir defaya mahsus bir fiyat karşılığında elde edersiniz - Satın alma maliyetleri yüksektir ve yatırım riski de buna bağlı olarak yüksektir. Buluttaki DMS sistemleri ile bu riski en aza indirirsiniz. İlgili sağlayıcı, belge yönetim sistemini (DMS) kendi sunucularında sizin kullanımınıza sunar. Bunun için aylık şeffaf bir ücret ödersiniz. Esnek kalırsınız ve bildirim süresini dikkate alarak istediğiniz zaman değişiklik yapabilirsiniz. Bu SaaS modelinin bilançonuz üzerinde de olumlu bir etkisi vardır: Tek seferlik büyük maliyetlerden kaçınırsınız - likiditeniz ve öz sermaye oranınız yüksek kalır.
  • Bulut varyantı ile her şey dahil tarife: Destek, bakım ve güncellemeler gibi hizmetler bulut varyantı ile aylık fiyata dahildir. Bu da planlama güvenliğinizi artırır. Buna ek olarak, hizmet sağlayıcı teknik işlevsellikten sorumludur, bu nedenle ilgili finansal riskleri üstlenirler. Bir müşteri olarak, herhangi bir şaşırtıcı ek maliyet konusunda endişelenmenize gerek yoktur.

2. Bulut hizmetleri sayesinde düşük BT çabası

Şirket içi çözümlerde, şirketler önemli bir BT çabasıyla karşı karşıya kalmaktadır. Şirket içi BT uzmanlarının yazılımı bireysel gereksinimlere uyarlaması, bakım çalışmalarını yürütmesi ve şirket sunucusunun güvenliğiyle ilgilenmesi gerekir. SaaS ile bu görevleri dışarıdan temin edebilirsiniz. 
 
Bu sayede kamamen asıl işinize odaklanabilirsiniz. BT departmanınızdaki çaba önemli ölçüde daha düşüktür.
Location-independent access to data

3. Verilere lokasyondan bağımsız erişim

Pandemiden sonra bile esnek çalışma eğilimi devam etti: Birçok kuruluş ve iş gücü uzaktan çalışmanın avantajlarını fark etti. Bulutta dijital belge yönetimi bunun için temel bir gereksinimdir.
 
Şirket içi çözümlerle kurum merkezindeki altyapıya bağlıyken, buluttaki veri ve belgelere her yerden erişebilirsiniz. Kendinizi bir şifre, parmak izi veya başka bir güvenlik mekanizması ile tanıtmanız yeterlidir.
 
Şirket çalışanları bulut çözümleri ile görevlerini kolayca yerine getirebilir. Aynı durum, diğer şeylerin yanı sıra, trende veya dışarıda randevusu olan çalışanlar ve serbest meslek sahipleri için de geçerlidir.

4. Kapsamlı dijitalleştirme ile verimlilik sağlarsınız

Birçok şirket için dijital belge yönetimi, daha geniş kapsamlı dijitalleşmeye doğru atılan ilk adımdır. Bütünsel bir DMS ile tüm operasyonel süreçleri daha verimli hale getirirsiniz. Çok sayıda iş adımının otomasyonu, ekiplerinizin bürokrasi yükünü ortadan kaldırır.
 
Buna ek olarak, dosyaların bulutta net bir şekilde arşivlenmesi, hızlı bir şekilde bulunabilmelerini sağlar. Artık merkezde geniş bir arşive ihtiyacınız yok, aynı alanı başka şeyler için kullanabilirsiniz!
With comprehensive digitization you gain in efficiency

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us