Ana sayfa
Insights
Blogs

10 adımda bir belge yönetim sistemi kurmak

image

Birçok kuruluş şu anda kâğıt ve dijital süreçlerin bir karışımına sahiptir.

Acil bir ihtiyacı karşılamak için edinilen uygulamalar beklendiği gibi çalışıyor olabilir. Ancak kuruluşun karmaşıklığı arttıkça mevcut süreçlerin artık amaca uygun olmaması ihtimali vardır.
 
Örneğin belge yönetimini ele alalım. Bu muhtemelen bir miktar fiziksel depolama ile birlikte dijital bir çözümle ele alınmakta ya da en azından bilgilerin doğru bir şekilde endekslenmesini sağlamak için personelin bir miktar manuel çabasını içermektedir. Bu yaklaşım iyi işliyor olabilir; ancak operasyonel süreçleri daha verimli hale getirecek, maliyetten tasarruf sağlayacak ve çalışanların bilgi aramak yerine işlerine odaklanmalarına olanak tanıyacak daha kapsamlı bir çözüm düşünmenin zamanı gelmiş olabilir. Bir belge yönetim sistemi (DMS) uygulamak zor olabilir ancak sistematik bir yaklaşımla sorunların önüne geçebilirsiniz.

1. İlgili kişileri ikna edin ve uzman departmanları devreye alın

Bir DMS'nin devreye alınması, çalışanlarınızın işini değiştiren karmaşık ve kapsamlı bir projedir. Erken bir aşamada ekip ruhu oluşturun ve ilgili tüm çalışanları ve departmanları sürece dahil edin, bilgi, deneyim ve uzmanlıklarından yararlanın.

2. Mevcut durumun kapsamlı bir envanterini çıkarın

Ayrıntılı bir mevcut durum analizi, sağlam temellere dayanan bir proje planlamasının temelini oluşturur:
 
  • Kuruluşunuzda hangi belgelerle çalışıyorsunuz?
  • Bunların işlenmesi, endekslenmesi ve arşivlenmesi şu anda nasıl gerçekleştiriliyor?
  • Yeni bir sisteme geçmenin nedenleri nelerdir?
 
Tüm noktaları ayrıntılı olarak listeleyin ve bir kontrol listesi oluşturun.

3. Hedeflerinizi belirleyin

Mevcut durum analizi, ulaşmak istediklerinizle uyumlu ayrıntılı hedefleri tanımladığınız temeldir. Hangi belge türlerini dijitalleştirmek istediğinizi ve kuruluştaki bilgi akışını nasıl düzenlemek istediğinizi formüle edin.
 
Hangi departmanların ve kişilerin belgelere erişimi olması gerektiği sorusu da önemlidir. İş verimliliği, veri koruma ve bilgi güvenliği gibi kriterleri göz önünde bulundurun. Öncelikleri belirlemek de çok önemlidir.

4. İş ortağı olarak kendilerini ispatlamış BT profesyonellerini seçin

Çoğu kuruluş için, planlamadan kuruluma ve desteğe kadar kapsamlı hizmet sunan BT sağlayıcıları tarafından sağlanan her şey dahil bir paket önerilir. 
 
DMS yazılımının sorunsuz çalışmasına ve kolay kullanımına güvenebilmelisiniz. Bir BT hizmet sağlayıcısının yeterli deneyime sahip olduğundan ve yoğun proje desteğini garanti ettiğinden emin olun.

5. Çalışanlar için eğitim organize edin ve gerçekleştirin

Yeni yazılımla ilgili yeterli eğitim, personelinizin programa iyi bir giriş yapması anlamına gelir. İyi bir iş ortağı, en iyi uygulamaların hayata geçirilmesini sağlamak için sizi bu konuda destekleyecektir.
 
Dijital belge yönetimini devreye almak için adımlarınızı planlarken, işgücünüz için gerekli becerileri düşünmelisiniz. İdeal olan, çalışanlarınızın yazılımı devreye aldıktan hemen sonra kullanabilmesidir. Bu, faydaları hızlı bir şekilde fark etmenizi sağlar.
 
Kaliteli eğitim ve atölye çalışmalarına yatırım yapın. BT hizmet sağlayıcınız uygulamalı eğitim kursları sunmalıdır.

6. Uygulama: DMS yazılımını devreye alma

Devreye alma ile ilgili hazırlık adımlarında ustalaştınız, şimdi büyük an geliyor: BT uzmanları yazılımı kullanıma sunar ve personeliniz dijital uygulamaları kullanabilir. Önceki eğitim, gerekli işlevleri anlamalarını ve çalıştırmalarını sağlamalıdır.
 
Bununla birlikte, sorular ve sorunlar olacaktır. Böylesine kapsamlı bir değişimde bu normaldir. Doğru dijital iş ortağı sizi proje yönetimi konusunda destekleyecektir. Hızlı destek özellikle küçük sorunlar için önemlidir.

7. DMS'nin uygulanmasını yakından destekleyin

Belge yönetiminizin dijitalleştirilmesi genellikle orta ila uzun vadeli bir süreçtir. Bazen sadece uygulamada, nerede ilave optimizasyon ihtiyacı olduğu anlaşılır.
 
Departmanlarınızın ve çalışanlarınızın deneyimlerini sistematik olarak toplayın.

8. Gözden geçirme atölye çalışmaları düzenleyin

İş gücünüzden hedefe yönelik geri bildirim alabileceğiniz gözden geçirme atölye çalışmaları sistematik proje desteğine değerli bir katkı yapacaktır. Günlük yaşamda pek çok şey kaybolur. Örneğin, bir sorun ortaya çıkar veya birinin iyileştirme önerisi vardır, fakat daha sonra bunu iletmeyi unutur. Gözden geçirme atölye çalışmaları ile ekibinizin pratik deneyimlerini fark edip buna göre hareket edebilirsiniz.

9. Yeni dijital süreçlerinizi kademeli olarak uygulayın

Birçok kuruluş belge yönetimini adım adım dijitalleştirmeye karar verir. Bu, daha uzun bir süre boyunca net bir uygulama ve daha iyi kontrol sağlar. Eğitim kurslarının ve diğer görevlerin düzenlenmesi, birkaç ay veya yıl boyunca bunun sürekli bir parçasıdır. Bu nedenle ileriye dönük planlama şarttır.

10. Kalıcı proje yönetimi: kontrol ve ayarlama

Belge yönetiminizin dijitalleştirilmesinin uzun vadeli bir proje olduğunu unutmayın. Teknik olanaklar tıpkı bireysel gereksinimleriniz gibi değişebilir. Bu nedenle, mevcut DMS'nizin kuruluşunuzun ihtiyaçlarına ne ölçüde karşılık verdiğini sürekli olarak kontrol etmelisiniz.
Paul Anderson

Paul Anderson

CLOUD SERVICES BUSINESS MANAGER EMEA, RICOH EUROPE

Ricoh, belge yönetiminin devreye alınması konusunda size destek olabilir

Yeni bir DMS ve sürecin sistemli ve koordineli bir şekilde uygulamaya konulması projenin uzun vadeli başarısı için hayati önem taşır. Uygulamanın tüm aşamalarında sizi destekleyebilecek ve gerekli davranış değişikliğini kurumunuza yerleştirmek için eğitim ve sürekli destek sağlayabilecek bir dijital ortakla çalıştığınızdan emin olmanız önemlidir.
Süreç Otomasyon Çözümlerimizi Keşfedin
Process automation solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us