Ana sayfa
Insights
Blogs

Belgeler 7 adımda nasıl dosyalanır ve bulunur?

image

Dijitalleşme, otomatik olarak gelecekte net dosyalamadan faydalanacağınız anlamına gelmez

Birçok iş yerinde, hantal veya kaotik belge dosyalama sistemleri iş verimliliğini engeller. Kâğıt formunda arşivlemenin özellikle verimsiz olduğu kanıtlanmıştır. Bir belgeyi dosyaladığınızda, bu manuel işlem gereksiz zaman alır. Belgeleri tekrar bulmak istediğinizde ise genellikle zaman kaybedersiniz. Bu nedenle, belge depolamanın kapsamlı bir şekilde dijitalleştirilmesi için söylenecek çok şey var, bu da size kâğıt, yazıcı ve arşivleme maliyetlerinden tasarruf sağlar. 
 
Ancak dikkatli olun: Dijitalleştirme otomatik olarak gelecekte net dosyalamadan faydalanacağınız anlamına gelmez. Belgeleri sistematik olmayan bir şekilde dosyalarsanız, bilgisayarınızda veya bulutunuzda dağınıklık olacaktır. Bu durumda, belgeleri dijital olarak bulmakta da sorun yaşarsınız. 
 
Belge yönetimi ve arşivlemeyi başarılı bir şekilde dijitalleştirmek için aşağıdaki adımları dikkate alın.

1. Dijitalleştirmeden önce uygun bir klasör yapısını planlayın

Yeni bir dijital belge dosyalama sistemi uygulanırken yapılandırılmış bir yaklaşım önerilir. Örneğin bazıları belgeleri taramak ve masaüstünde toplamak için motive olma hatasına düşüyor. Sonuç olarak bunları ikinci bir adımda sıralamanız gerekir ki bu da zaman alıcıdır.
 
İlk belgeyi dosyalamadan önce kullanıcı dostu bir klasör yapısı oluşturmak daha iyidir.
 
Hangi klasörlerin ve klasör adlarının amacınıza uygun olduğunu düşünün. İlk seviye için hangi klasörler uygundur? Alt dizinlerde hangi klasör sistemini uygulamak istiyorsunuz? Bunu düşünmek için zaman ayırın, inanın ki buna değer. Daha sonra yapılacak bir yeniden yapılandırma büyük külfet anlamına gelir.

2. Belirli bir klasör sistemi seçin

Prensip olarak kullanabileceğiniz çeşitli dosyalama sistemleri vardır. Aşağıdaki hatalardan kaçınmanız önemlidir:
  • En kötü seçenek tüm belgeleri masaüstünde saklamaktır. Çabucak yolunuzu kaybedersiniz.
  • Ayrıca klasör sayısını da sınırlayın. Çok fazla klasör olduğunda, artık belgelerin nerede olduğunu bilemezsiniz.
  • Ayrıca seviye sayısını da sınırlayın. En iyi ihtimalle, bir dosyayı en fazla üç tıklamayla açarsınız.
  • Tüm seviyelerde, klasörlere net anlaşılır isimler vermelisiniz.

3. Yeni dosyalama sistemine dosyaları doldurun

Artık belgelerinizi ayrı klasörlere kopyalayabilir veya oraya kaydedebilirsiniz. Dijital formda sahip olduğunuz tüm belgelerle başlamak en iyisidir. Bilgisayarınızdaki, harici bir sabit diskteki ve mobil cihazlardaki tüm dosyaları gelecekteki dijital dosyalama sistemine kopyalayın. E-posta gelen kutunuzda henüz sistematik olarak kaydetmediğiniz belge ekleri var mı? Bunları da dosya sistemine ekleyin.
 
Ancak o zaman kendinizi kâğıt halindeki belgeleri ele almalısınız. Her seferinde bir klasör olmak üzere bu belgeleri tarayın. Örneğin, faturalarla başlayın ve daha sonra diğer belge türleriyle ilgilenin.

4. Verimliliği en üst düzeye çıkarın: Belgeleri kapsamlı bir şekilde dijitalleştirin

Tüm yeni belgeleri doğrudan dijital formda dosyalayın, daha sonra kolayca tekrar bulabilirsiniz
 
Dijital belge yönetimi kullanmaya karar verirseniz fiziksel belgeleri kademeli olarak tamamen ortadan kaldırmalısınız. Bireysel faturaları ve diğer belgeleri kâğıt üzerinde almaya devam etmeniz kaçınılmazdır. Perakende satış makbuzları buna bir örnektir. Bunları hemen dijitalleştirin. Bunun için farklı yazılım programları kullanabilirsiniz, iyi bir muhasebe yazılımı yazar kasa fişlerinin dijitalleştirilmesini sağlar.
 
Başka bir avantaj, böyle bir muhasebe programının verileri otomatik olarak finansal muhasebe sisteminize girmesidir.

5. Verileriniz için güvenilir koruma düşünün

Belge depolamanın dijitalleştirilmesi ile verimliliğinizi artırır ve maliyetlerinizi düşürürsünüz. Ancak dosyalarınızı kapsamlı bir şekilde korumanız gerektiğini lütfen unutmayın. Veri kaybı kuruluşunuz için korkunç sonuçlar doğurabilir, düzenli yedeklemelerle bunu önleyebilirsiniz. 
 
Bir başka tehlike de bilgisayar korsanlığıdır; etkili koruyucu önlemlerle yetkisiz üçüncü tarafların erişimini önleyebilirsiniz.

6. Klasörlere erişim yetkilerini düzenleme ve yönetme

Erişim yetkileri açık ve şeffaf olmalıdır. Yalnızca çalışanların işleri için ihtiyaç duymaları halinde erişime izin vermelisiniz. Aksi takdirde, veri kaçakları ve veri koruma ihlalleri riski vardır.

7. Profesyonel belge yönetimi tedarikçilerinin hizmetlerinden yararlanın

Bu adım adım talimatların da açıkça ortaya koyduğu gibi, belge depolamayı dijitalleştirmek karmaşık bir süreçtir. Ancak tek başınıza değilsiniz: Uzmanların sizi desteklemesine izin verin. Ricoh gibi hizmet sağlayıcılar, dijital belge depolama için yüksek kaliteli yazılım çözümleri sunar ve uzmanlıklarıyla dijitalleştirmenizi aktif olarak destekler.

Bize hemen ulaşın

Bir Ricoh uzmanı ile görüşün

İşletmenize nasıl yardımcı olabileceğimizi öğrenmek için danışmanlarımızdan biriyle irtibata geçin.

Bizimle irtibata geçin