Ana sayfa
Insights
Blogs

Finans için dijitalleştirilmiş belge yönetiminin 3 temel faydası

image

Finans için belge yönetimi

Finans departmanınız büyük miktarda kritik bilgiyi yönetir. Ayrıca, finans ve muhasebe süreçleriniz iş sürekliliği için kilit öneme sahiptir. Faturalar, irsaliyeler, gider pusulaları... Genellikle kâğıt formatında olan ve işlenmesi, endekslenmesi ve depolanması zaman alan çok sayıda veri.
 
Bütçe ve kaynakların sınırlı olduğu düşünüldüğünde, finans departmanınız bilgiyi en etkili ve verimli şekilde nasıl yönetebilir ve paylaşabilir?
 
Aşağıda belge yönetimi yazılımının (DMS) finans operasyonlarınızı iyileştirmek için sağladığı 3 temel faydayı açıklıyoruz.

1. Bilginin hızlı depolanması ve hızlı erişim

İş birliğine dayalı birçok görev, birden fazla belge ve formatta bulunan büyük miktarda bilginin işlenmesini gerektirir. Bir DMS'nin uygulanması, ekibinizin performansı üzerinde önemli bir etki yaratarak bilgi işleme verimliliğini artıracaktır
 
Örneğin, diyelim ki muhasebe departmanınız günde 100 fatura işliyor ve bu faturalar fiziksel bir dosyalama sisteminde saklanıyor. Ayrıca, halihazırda arşivlenmiş 10 faturayı da almaları gerekiyor. Bu işlem manuel olarak gerçekleştirilirse günde yaklaşık 6 saat kaybedilir.
 
Buna karşılık, bir DMS, bir belgeyi saklamak veya almak için harcadığınız süreyi her biri için yaklaşık 30 saniyeye indirir. Bu da ekibiniz için ayda 100 saatlik bir bürokrasiden zaman tasarrufu anlamına gelir!

2. İrsaliyelerin daha hızlı yönetimi

Kuruluşunuz bir müşteriye teslimat yaptığında, teslimat görevlisi irsaliyeyi imzalamasını ister. Bu irsaliyeler günlük veya haftalık olarak Finans departmanına gönderilir. Finans departmanı bu irsaliyeleri aldıktan sonra incelemeli, karşılaştırmak ve doğrulamak için doğru sözleşmeyi veya satın alma siparişini bulmalı, faturayı oluşturmalı ve göndermeli ve son olarak tüm belgeleri saklamak üzere bir dosyada bir araya getirmelidir
 
Bir DMS bu süreci büyük ölçüde basitleştirir. Günde 20 irsaliyenin yönetiminin, teslimat ve imzalama, Finans'a gönderme, doğrulama, fatura gönderme ve dosyalama arasında haftada 8 saat manuel çalışma gerektirdiği pratik bir durumu ele alalım. Eğer bir DMS kullanırsanız ayda yaklaşık 30 saat tasarruf edebilirsiniz.
 
Buna ek olarak, DMS'yi tablet gibi bir mobil cihazın kullanımıyla birleştiren çalışan, irsaliyeleri tarayabilecek veya yakalayabilecek ve her teslimattan sonra bunları merkez ofise gönderebilecektir. Bu şekilde faturalama daha hızlı gerçekleşebilir.

3. Sorgulara hızlı yanıt - H1 Giriş

İşleme alınan faturaların yaklaşık %10'u takip gerektirir. Kâğıt tabanlı çalışan bir sistemde, tek bir sorguya yanıt vermek için 15-20 dakika harcamak işten bile değildir. Belki de bir satıcı yanlış tutar ödediğini söylemek için arar veya bir müşteri faturasına neden indirim uygulanmadığını öğrenmek ister
 
Bu durum manuel bir süreçte gerçekleştiğinde, çalışanın faturayı fiziksel dosyada araması, bulması ve incelemesi gerekir. Daha sonra sorunu açıklığa kavuşturmak için tedarikçiyi veya müşteriyi aramaları ve son olarak faturayı yeniden göndermeleri gerekir
 
Bu süreç otomatikleştirilirse belge alma süresi saniyelere iner ve çalışanların sorunları telefonu kapatmadan bir veya iki dakika içinde çözmesine olanak tanır. Bu, size ayda yaklaşık 60 saatlik iş tasarrufu sağlayarak kuruluşunuz için hızlı bir şekilde önemli bir yatırım getirisi elde etmenizi sağlayabilir. Buna ek olarak, iyileştirilmiş müşteri deneyimi hem memnuniyeti hem de sadakati artırır.

İş Süreci Yönetimi

Manuel ve yoğun iş gücü gerektiren işleri otomatik hale getirdiğinizde, işletmeniz bir saat gibi tıkır tıkır çalışacaktır. Daha kolay, daha hızlı ve daha uygun maliyetli çalışma yöntemleriyle ekibinizin ilgisini ve üretkenliğini artırıyoruz.
Iş süreçlerini ve iş akışlarını kolaylaştırın
Discover our Business Process Management Solutions

Let’s connect

Talk to a Ricoh expert

Transform your workplace with Ricoh’s Managed Print and Automation Services. 

Boost efficiency, reduce costs, and accelerate your journey towards digital transformation. 

Contact us