Etkili bir Belge Yönetim Yazılımı anahtardır

Neyse ki, tüm işletmeler fiziksel kâğıt tabanlı bir dünyada sıkışıp kalmıyor. Birçoğu artık düzenli olarak dijital belgeler oluşturarak daha iyi iş birliği, paylaşım ve daha düşük depolama maliyetleri sağlıyor. Ancak, bu işletmeler dijital olmanın değerini kabul etseler de birçoğu hala zayıf belge yönetimi yazılımının zorluklarını ve tehditlerini hafife alıyor. İşletmelerin büyük bir kısmı dahili sunuculara ya da Google Drive veya Microsoft OneDrive gibi ana akım gölge depolama hizmetlerine güveniyor. Bu çözümler yüzeysel olarak bakıldığında sağlam ve etkili bir çözüm gibi görünmektedir. Ancak biraz daha derine indiğinizde sorunları keşfedersiniz. Belgelerin kaydedilmesi, kullanıcıların ister yerel bir sunucu isterse şirketin “onaylı” gölge depolama çözümü olsun, sürekli olarak şirket onaylı bir depolama konumuna kaydetmelerini gerektirir. Ancak çalışanların dosyaları yerel olarak sabit disklere ya da “onaylı olmayan” bir gölge depolama alanına kaydetme isteği, onları başkaları tarafından erişilemez hale getirir. Bu gibi durumlarda çalışan verimliliği %21'e varan oranlarda etkilenebilir ve çalışanlar “onaylanmamış” bir konuma kaydedilmiş ya da kötü bir şekilde endekslenmiş bir belgeyi aramak için ortalama 18 dakika harcarlar. Araştırmalar, neredeyse her 5 çalışandan 4'ünün şirket ağlarında bulamadıkları için mevcut belgeleri yeniden oluşturma ihtiyacı duyduklarını göstermiştir.